Starfsreglur

Starfsreglur fyrir Flokkahóp miðjumanna í Norðurlandaráði

Samþykkt á stafrænum fundi flokkahópsins/hópfundarins 25. janúar 2021

Hópfundurinn

1. gr

Fundur flokkahópsins/hópfundurinn, fer með æðsta ákvarðanavald flokkahópsins. Hópfundir eru venjulega haldnir í tengslum við nefndarfundi og þingfundi Norðurlandaráðs. Samkvæmt núverandi venjum er fundað fjórum sinnum á ári: í lok janúar, í lok mars eða byrjun apríl, um miðjan september og í lok október eða byrjun nóvember. Þar að auki er haldinn sérstakur sumarfundur, annað hvort um miðjan ágúst eða í tengslum við fundi Norðurlandaráðs í september.

2. gr

Skylt er að halda tvo þessara funda: vorfund og haustfund. Vorfundur samþykkir reikninga og ársskýrslu fyrir árið á undan og annast kosningu formanns stjórnar flokkahópsins og annarra stjórnarmanna fyrir næstkomandi ár. Haustfundur samþykkir fjárhagsáætlun og framkvæmdaáætlun fyrir komandi almanaksár.

3. gr

Á hópfundinum í janúar eru samþykktar þær aðildartillögur sem óskað er eftir að fái fyrstu meðhöndlun á vorþingi Norðurlandaráðs (þemafundur). Á fundinum í janúar er einnig kosinn samræmingaraðili fyrir alla nefndarhópana og fjárlagahópur sem hefur umboð til að staðfesta afstöðu Flokkahóps miðjumanna gagnvart Norrænu ráðherranefndinni og fjárhagsáætlun hennar.

4. gr

Á hópfundinum í september eru samþykktar þær aðildartillögur sem óskað er eftir að fái fyrstu meðhöndlun á reglulegu þingi Norðurlandaráðs.

5. gr

Fundargögn fyrir fundi flokkahópsins/hópfundi er sent út einni viku fyrir fundinn.

Stjórn

6. gr

Stjórnin leiðir störf flokkahópsins milli hópfunda. Formaður flokkahópsins, og í fjarveru hans varaformaður, leiðir starfið milli stjórnarfunda.

7. gr

Hópfundur kýs formann stjórnar. Stjórnin kýs sér varaformann.

8. gr

Stjórnin starfar með framkvæmdastjóra flokkahópsins og er almennt vinnuveitandi skrifstofunnar.

Fjármál

9. gr

Stjórnin ber ábyrgð á fjármálum flokkahópsins og leggur ársreikning síðasta árs fram á ársfundi sínum auk fjárhagsáætlunar fyrir komandi fjárhagsár.

10. gr

Framkvæmdastjóri flokkahópsins stýrir fjármálunum.

Fundargerð

11. gr

Ákvarðanirnar og, ef þörf er á, einnig umræður á hópfundum eru skráðar. Fundargerð hópsins er undirrituð af formanni, ritara og tveimur yfirlesurum. Fundargerðir stjórnar eru undirritaðar af öllum viðstöddum stjórnarmönnum.

Skrifstofan

12. gr

Skrifstofa Flokkahóps miðjumanna er norræn sérfræðisamtök með starfsmenn frá öllum Norðurlöndum. Vinnan fer fram á skandinavískum tungumálum (sænsku, norsku, dönsku).

13. gr

Skrifstofan ber ábyrgð á skrifstofustörfum við fundi flokkahópshópsins og stjórnarinnar og er meðlimum hópsins til aðstoðar að öðru leyti við verkefni þeirra í forsætisnefnd, nefndum og öðrum starfshópum Norðurlandaráðs.

14. gr

Á skrifstofunni starfar framkvæmdastjóri flokkshópsins í fullu starfi og nokkrir stjórnmálasérfræðingar, ráðgjafar og ritarar í hlutastarfi.

15. gr

Höfuðstöðvar skrifstofunnar eru aðsetur framkvæmdastjóra flokkshópsins, venjulega deilir hún aðsetri með einum þeirra þingflokka sem aðild eiga að Flokkahópi miðjumanna.

16. gr

Framkvæmdastjórinn ber ábyrgð á innri stjórn skrifstofunnar og ráðningu starfsmanna hennar. Framkvæmdastjórinn er ábyrgur gagnvart stjórninni í samræmi við fjárhagsáætlun og aðrar ákvarðanir stjórnar um lagaleg atriði og bókhald. Framkvæmdastjóri flokkahópsins heldur stjórninni ávallt upplýstri um fjárhagsmál hópsins.

Nefndarhópar

17. gr

Nefndarhóparnir funda fyrir nefndarfundi Norðurlandaráðs. Skipuleggjendur nefndahópa eru skipaðir í byrjun nýs starfsárs, eftir að kosningar Norðurlandaráðs hafa farið fram.

Tillögur meðlima

18. gr

Allir meðlimir flokkahópsins geta lagt fram tillögur fyrir fundi hópsins. Tillögum verður að skila til framkvæmdastjóra 10 dögum fyrir fund.

19. gr

Í vissum tilfellum er hægt að taka hóptillögu til skoðunar á hópfundum í þeim tilvikum þegar formlegur frestur er runninn út. Til dæmis getur verið að tillaga sé sérstaklega viðeigandi – t.d. varðandi atvik sem koma upp eftir að fundargögn hafa verið send út – eða að nefndarhópur í heild sinni standi að þeirri hugmynd að flýta umræðunni. Einnig er hægt að afgreiða tillögu sem hefur verið lögð fram eftir lokafrestinn ef tveir þriðju (2/3) viðstaddra meðlima flokkahópsins telja svo vera.

Tungumál

20. gr

Ef annað er ekki ákveðið er túlkun á hópfundum og stjórnarfundum milli skandinavískra tungumála annarsvegar og finnsku og íslensku hinsvegar.

21. gr

Helstu stefnuskjöl í fundargögnum flokkahópsins og stjórnarinnar, þ.m.t. dagskrár, aðildartillögur, staða mála, fjárhagsáætlanir og þess háttar, eru þýdd á finnsku og íslensku.

Sérstakar reglur um stafræna fundi

22. gr

Stafrænu fundirnir eru í grundvallaratriðum haldnir samkvæmt sömu leiðbeiningum og fundir þar sem komið er saman. Þetta á við um boðun fundar, dreifingu fundarefnis o.s.frv. Að auki er sérstök fundarhandbók fyrir stafrænu fundina, þar sem til dæmis upplýsingar um innskráningu og túlkun, svo og aðrar mikilvægar upplýsingar, koma fram.

GDPR (Löggjöf Evrópusambandsins um verndun persóuupplýsinga)

23. gr

Flokkahópur miðjumanna ber ábyrgð á persónulegum gögnum í samræmi við GDPR reglur ESB.