Arbetsordning

Arbetsordning för Mittengruppen i Nordiska Rådet

Fastställd på ett digitalt gruppmöte den 25 januari 2021

Gruppmöte

§ 1

Gruppmötet är Mittengruppens högsta beslutande organ. Vanligtvis hålls gruppmöten i samband med Nordiska rådets utskottsmöten och plenarförsamling. Enligt det nuvarande arbetssättet sker detta fyra gånger om året: i slutet av januari, i slutet av mars eller början av april, i mitten av september samt i slutet av oktober eller början av november. Dessutom hålls ett separat sommarmöte, antingen i mitten av augusti eller i samband med Nordiska rådets möten i september

§ 2

Två av de årliga mötena är lagstadgade: ett vårmöte och ett höstmöte. Vårmötet godkänner
räkenskaperna och verksamhetsberättelsen för det föregående året, samt förrättar valet av
styrelsens ordförande och de övriga medlemmarna i styrelsen för den kommande ettårsperioden.
Höstmötet fastställer budgeten och verksamhetsplanen för det kommande kalenderåret.

§ 3

På gruppmötet i januari godkänns de medlemsförslag som önskas få första behandling under Nordiska rådets vårsession (temasession). På mötet i januari väljs även samordnare för samtliga utskottsgrupper samt en budgetgrupp, som får mandat att agera som huvudansvarig för at fastställa Mittengruppens positioner gentemot Nordiska ministerrådet och den nordiska budgeten.

§ 4

På gruppmötet i september godkänns de medlemsförslag som önskas få första behandling under Nordiska rådets ordinarie session.

§ 5

Mötesmaterialet till gruppmötet skickas ut en vecka före mötet.

Styrelse

§ 6

Styrelsen leder Mittengruppens arbete mellan gruppmöten. Gruppens ordförande, och vid dennes frånvaro vice ordförande, leder arbetet mellan styrelsens möten.

§ 7

Styrelsens ordförande väljs av gruppmötet. Styrelsens vice ordförande väljs internt av styrelsen.

§ 8

Styrelsen anställer generalsekreteraren och är arbetsgivaren för sekretariatet i övrigt.

Ekonomi

§ 9

Styrelsen ansvarar för gruppens ekonomihantering och förelägger årsmötet räkenskaper för det gångna året samt förslag till budget för det kommande verksamhetsåret.

§ 10

Ekonomin sköts av generalsekreteraren.

Protokollföring

§ 11

Besluten och vid behov även diskussionerna på gruppmöten protokollförs. Gruppmötets protokoll underskrivs av ordföranden, sekreteraren och två protokolljusterare. Styrelsens protokoll underskrivs av samtliga närvarande styrelsemedlemmar.

Sekretariatet

§ 12

Mittengruppens sekretariat är en nordisk nätverksbaserad expertorganisation som har anställda överallt i Norden. Arbetsspråket är de skandinaviska språken (svenska, norska, danska).

§ 13

Sekretariatet svarar för sekretariatsfunktionerna vid gruppens och styrelsens möten och bistår i övrigt gruppens medlemmar i dess uppgifter i Nordiska rådets presidium, utskott och övriga arbetsgrupper.

§ 14

Sekretariatet omfattar en heltidsanställd generalsekreterare och flera deltidsanställda politiskt sakkunniga, rådgivare och sekreterare.

§ 15

Sekretariatets huvudsäte är generalsekreterarens placeringsort, oftast hos en av de parlamentariska grupperna inom Mittengruppens nationella medlemspartier.

§ 16

Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets interna arbetsledning samt anställningen av sekretariatets personal.

Generalsekreteraren ansvarar gentemot styrelsen i enlighet med budget och styrelsens övriga beslut för attestering och bokföring.

Generalsekreteraren redovisar gruppens ekonomiska angelägenheter löpande för styrelsen.

Utskottsgrupper

§ 17

Utskottsgrupperna sammanträder inför Nordiska rådets utskottsmöten. Samordnare för utskottsgrupperna utses i början av ett nytt arbetsår, efter att Nordiska rådets val har förrättats.

Medlemsförslag

§ 18

Alla medlemmar av Mittengruppen kan främja förslag till gruppens möten. Medlemsförslag skall vara hos generalsekreteraren 12 dagar inför mötet.

§ 19

Ett medlemsförslag kan vid vissa tillfällen tas till behandling på gruppmötet även i sådana tillfällen då den formella fristen har gått ut. Till exempel kan det handla om att förslaget har särskild aktualitet – t.ex. en händelse efter att mötesmaterialet har skickats ut – eller att en utskottsgrupp i sin helhet står bakom idéen om att påskynda behandlingen. Vid övriga fall kan ett förslag som har skickats in efter tidsfristen behandlas om två tredjedelar (2/3) av de närvarande medlemmarna menar så.

Språk

§ 20

Om inget annat beslutas finns det tolkning på gruppmöten och styrelsemöten mellan de skandinaviska språken och finska och isländska.

§ 21

De centrala politiska dokumenten bland gruppens och styrelsens möteshandlingar, inklusive dagordningar, medlemsförslag, ställningstaganden, verksamhetsplaner och dylikt, översätts till finska och isländska.

Särskilda regler för digitala möten

§ 22

De digitala mötena hålls i princip enligt samma riktlinjer som de fysiska mötena. Detta gäller för mötets sammankallande, utsändningen av mötesmaterialet osv.

Utöver finns det en separat mötesmanual för de digitala mötena, där till exempel detaljer kring inloggning och tolkning, samt annan viktig information anges.

GDPR

§ 23

Mittengruppen ansvarar för personuppgifterna i enlighet med EU:s GDPR-reglerna.