Työjärjestys
Pohjoismaiden neuvoston Keskiryhmän työjärjestys
Vahvistettu Keskiryhmän etäryhmäkokouksessa 25. tammikuuta 2021
Ryhmäkokous
§ 1
Ryhmäkokous on Keskiryhmän korkein päättävä elin. Ryhmäkokous pidetään yleensä Pohjoismaiden neuvoston valiokuntakokousten ja yleiskokouksen yhteydessä. Kokoukset järjestetään nykyisen käytännön mukaan neljä kertaa vuodessa; tammikuun lopussa, maaliskuun lopussa tai huhtikuun alussa, syyskuun puolivälissä ja lokakuun lopussa tai marraskuun alussa. Tämän lisäksi pidetään erillinen kesäkokous joko elokuun puolivälissä tai Pohjoismaiden neuvoston kokouksen yhteydessä syyskuussa.
§ 2
Keskiryhmä kokoontuu kaksi kertaa vuodessa sääntömääräiseen kokoukseen: kevätkokoukseen ja syyskokoukseen. Kevätkokouksessa hyväksytään edellisen vuoden tilikausi ja toimintakertomus sekä valitaan hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen muut jäsenet tulevaksi yksivuotiselle toimikaudelle. Syyskokous vahvistaa tulevan kalenterivuoden budjetin ja toimintasuunnitelman.
§ 3
Tammikuun ryhmäkokouksessa hyväksytään jäsenehdotukset, jotka halutaan saada ensimmäiseen käsittelyyn Pohjoismaiden neuvoston kevätistunnossa (teemaistunnossa). Tammikuun kokouksessa valitaan myös vastuuhenkilöt kaikille valiokuntaryhmille sekä budjettiryhmä, joka päävastuussa määrittelemään Keskiryhmän aseman Pohjoismaiden ministerineuvostoon ja pohjoismaiseen budjettiin nähden.
§ 4
Syyskuun ryhmäkokouksessa hyväksytään jäsenehdotukset, jotka halutaan saada ensimmäiseen käsittelyyn Pohjoismaiden neuvoston varsinaisessa istunnossa.
§ 5
Ryhmäkokouksen kokousaineisto lähetetään viikkoa ennen kokousta.
Hallitus
§ 6
Hallitus johtaa Keskiryhmän työtä ryhmäkokouksien välissä. Ryhmän puheenjohtaja, ja tämän poissa ollessa varapuheenjohtaja, johtaa työtä hallituksen kokousten välillä.
§ 7
Ryhmäkokous valitsee hallituksen puheenjohtajan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan.
§ 8
Hallitus palkkaa pääsihteerin ja on sihteeristön työnantaja.
Talous
§ 9
Hallitus on vastuussa ryhmän taloushallinnosta ja esittää vuosikokoukselle kuluneen tilikauden laskelmat sekä esittää tulevan toimikauden budjettiehdotuksen.
§ 10
Pääsihteeri hoitaa ryhmän taloutta.
Pöytäkirjanpito
§ 11
Päätöksistä ja tarvittaessa myös ryhmäkokousten keskusteluista pidetään pöytäkirjaa. Ryhmäkokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kaikki läsnä olevat hallituksen jäsenet allekirjoittavat hallituksen pöytäkirjan.
Sihteeristö
§ 12
Keskiryhmän sihteeristö on pohjoismainen verkostomainen asiantuntijaorganisaatio, jolla on työntekijöitä kaikkialla Pohjolassa. Työkielinä ovat skandinaaviset kielet (ruotsi, norja ja tanska).
§ 13
Sihteeristö on vastuussa sihteeristötehtävistä ryhmäkokouksissa ja hallituksen kokouksissa ja avustaa yleisesti ryhmän jäseniä tehtävissään Pohjoismaiden neuvoston puheenjohtajistossa, valiokunnissa ja muissa tehtävissä.
§ 14
Sihteeristöön kuuluu kokoaikainen pääsihteeri, useita osa-aikaisia poliittisia asiantuntijoita, neuvonantajia ja sihteerejä.
§ 15
Sihteeristön päätoimipaikka on pääsihteerin sijaintipaikka, useimmiten yhden Keskiryhmään kuuluvan kansallisen jäsenpuolueen parlamentaarisen ryhmän luona.
§ 16
Pääsihteeri on vastuussa sihteeristön sisäisestä työnjohdosta ja sihteeristön henkilöstön palkkaamisesta.
Pääsihteeri on vastuussa hallitukselle budjetin ja hallituksen muiden päätösten mukaisesti todentamisesta ja kirjanpidosta.
Pääsihteeri pitää hallituksen jatkuvasti selvillä ryhmän taloudellisesta tilanteesta.
Valiokuntaryhmät
§ 17
Valiokuntaryhmät kokoontuvat valmistelukokouksiin ennen Pohjoismaiden neuvoston valiokuntakokouksia. Valiokuntaryhmien vastuuhenkilöt valitaan uuden työvuoden alussa, Pohjoismaiden neuvoston vaalien jälkeen.
Jäsenehdotukset
§ 18
Kaikki Keskiryhmän jäsenet voivat esittää jäsenehdotuksia ryhmän kokouksissa. Jäsenehdotukset on lähetettävä pääsihteerille 12 päivää ennen kokousta.
§ 19
Jäsenehdotus voidaan joissain tilanteissa ottaa käsittelyyn ryhmäkokouksessa, vaikka virallinen määräaika olisi jo umpeutunut. Ehdotus voi esimerkiksi olla erityisen ajankohtainen – esim. kokousaineiston lähettämisen jälkeinen tapahtuma – tai, että kokonainen valiokuntaryhmä puoltaa nopeutettua käsittelyä. Muissa tapauksissa määräajan jälkeen lähetetty jäsenehdotus voidaan käsitellä, mikäli kaksi kolmasosaa (2/3) läsnä olevista jäsenistä puoltaa käsittelyä.
Kieli
§ 20
Ellei toisin päätetä, järjestetään ryhmäkokouksissa ja hallituksen kokouksissa tulkkaus skandinaavisista kielistä suomeksi ja islanniksi.
§ 21
Ryhmän ja hallituksen keskeiset poliittiset kokousasiakirjat, mukaan lukien päiväjärjestykset, jäsenehdotukset, kannanotot, toimintasuunnitelmat ja muut vastaavat, käännetään suomeksi ja islanniksi.
Etäkokouksia koskevat erityiset säännöt
§ 22
Etäkokoukset pidetään lähtökohtaisesti samojen sääntöjen mukaan kuin fyysiset kokoukset. Tämä koskee kokouksen koolle kutsumista, kokousaineiston lähettämistä jne.
Tämän lisäksi etäkokouksia varten on erillinen kokousohje, joka sisältää muun muassa sisäänkirjautumista, tulkkausta ja muita tärkeitä asioita käsitteleviä ohjeita.
GDPR
§ 23
Keskiryhmä käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti